根據印刷企業規模的不同，紙張采購的系統和方式也會有所區別。對于規模比較小的企業來說，紙張的采購一般有老總直接負責，其采購方式有靈活簡單、規模小、批量小等特點；大型印刷企業則會有專門的紙張采購部門來進行系統的紙張采購，具有規模大、批量大、方式規范等特點。
不論是大型企業還是小規模企業，其紙張采購系統總會或多或少的存在一些共同的問題：
1.紙張偏離準心
2.采購不及時
3.庫存偏大
4.采購價格偏高
基于此，有專家提出降低紙張供應鏈的幾項方法和措施：
1.供應商管理
印刷企業應與供應商建立穩定的合作關系。選擇好的供應商膠印機，除了看紙張的品質、價格、賬期之外，還要注重供應商的售后服務、技術支持與培訓等。另外，應針對企業所需的高、中、低端的紙張，建立2～3個穩定的供應商，這樣既可以比較價格設備，還可以防止某一供應商突然斷貨而影響采購。不建立穩定的供應商，多處詢價，哪里便宜就在哪里買。這種采購方式雖可短期內獲利，但長期如此便會由于沒有穩定的合作關系而使利益受損，因為供應商不會對你忠誠流程，等你急需找他要貨時，便會出高價。
2.供應商管理
印刷企業應與供應商建立穩定的合作關系。選擇好的供應商膠印機，除了看紙張的品質、價格、賬期之外，還要注重供應商的售后服務、技術支持與培訓等。另外，應針對企業所需的高、中、低端的紙張，建立2～3個穩定的供應商，這樣既可以比較價格設備，還可以防止某一供應商突然斷貨而影響采購。不建立穩定的供應商，多處詢價，哪里便宜就在哪里買。這種采購方式雖可短期內獲利，但長期如此便會由于沒有穩定的合作關系而使利益受損，因為供應商不會對你忠誠流程，等你急需找他要貨時，便會出高價。
3.獲取規模經濟
為獲得折扣，降低運輸成本，管理人員可以決定大批量購買某一類紙張，如果自身企業規模無法達到優惠條件，盡量聯合就近企業聯合定料。為了節約運輸成本和減少儲存成本，盡量選取本地的供應商。應用這些方法可以將紙張供應成本降到最低。
4.提高市場預測能力
為了能為不確定的需求提供保障，管理人員應該盡可能的搜集市場上的有價值信息，盡量做到出現市場波動時，對印刷成本不會造成太大影響，必要時可以建立專門的信息采集和分析部門。
5.采購流程規范
大型印刷企業由于采購的紙種較多，采購行為變得非常復雜，如果不建立規范的制度，會降低采購的有效性。而采購人員勞動量增大數碼印刷印后加工，腐敗行為也可能增加，也大大增加采購成本。因此，需制定規范、實用的采購流程，通過制度來管理采購，降低采購成本。
6.定時處理庫存
任何印刷企業都不可避免會有一些庫存，因此定期清理庫存可以減少資金占用，釋放倉儲空間。應定期盤點庫存，合理利用庫存的舊紙張，將企業用不著的紙張及早處理或轉賣，或切成其他規格使用加網，完全無法使用的紙張則應及早做報廢處理。
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